JOB-DAP業務マニュアルで働き方改革と組織の活性化
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業務改革の決定版ライン
新時代のJOB-DAP業務マニュアルライン

JOB-DAP業務マニュアル

大企業に比べると、中小企業の生産性は半分以下と極めて低い。
原因のひとつは豊富な開発力、設備投資力にあり、中小企業では到底太刀打ちできない。
もうひとつの原因は業務マニュアルの整備にあり、これは中小企業でも対策は可能である。

働き方のルールを決める企業における仕事の流れは業務フローで示され、部門や職種で守備範囲が決められる。
一般的には業務分掌で遂行する職務の概要を表わしているが、抽象的な定義が多い。
この業務分掌をもっと掘り下げて具体化し、職務の遂行ルールをマニュアルに表わす。

◆JOB-DAP業務マニュアルは、夢を実現する勝利の方程式ジョブダップ JOB-DAP (Job discription and Action plan)

  1.ありたい目標を設定する  2.最小限のルールを決める  3.ルーチンを習慣化する経営も人生も夢を持たないと活力が湧いてこない。夢を見るだけではストレスが溜まるだけ。夢を具体的に数値化して目標を設定すると、何をすれば夢に届くか、やるべき行動が明確になる。

効果的な行動にはルールが必要になる。ルールは少ないに越したことはない。多いと窮屈で活動が鈍り効率を下げる。必要最小限のルールを作りより良い活動のプロセスを定義する。

ルールを守り日々の活動をルーチン化して習慣化する。このことが実は難しく今までの習慣を変えることに馴染まず、できない理由を正当化すると夢は崩れ「まあ仕方ないか」で元に戻る。


◆「できない」を「できる」のポジティブ志向人という生物は元来怠け者である。ラクしたい。遊びたい。苦労はイヤだ。そんなことはできない。ムリだ。それでもお金を稼ぐために、できない、ムリを理由にラクな仕事を選ぶ悪い癖。

ネガティブ志向は夢の大敵。夢をゲットするためには少しの苦労は当たり前。前向きに夢に挑むポジティブ志向に切り替える。今のままでは面白くないと思ったら自己改革で未来を見つめる。

「できない」を禁句にして夢目標を掲げる。価値ある明るい未来を設計する。働き方改革で生産性向上を可能にする業務改革に手を付けたい。そのルール作りが勝利の方程式を確実にする。


◆二つのルールで成果を上げる  1.職務記述書で、業務の責任と範囲を定義する  2.目標管理文書で、業務の質と量を測るこの二つのルールを書式化する。たった二つのルールで勝利の方程式は成り立つ。シンプルな業務改革マニュアルが組織を活性化し人材の能力向上を図り、明るい未来の成長性を活発に促す。

ルーチンワークの習慣化に細心の努力を図る。自己流を見逃すことなく、日々の自主記録を基本に、週末のチームミーティングで問題を掘り起こし、月次総括で成果を分析し問題解決を図る。

この繰り返しを風土化することで勝利の方程式が成り立つ。企業が持続成長する基本的条件はルールを遵守してルーチンワークを規則正しく循環させる。夢の階段を一歩ずつ確実に歩む。



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職務記述書とはライン

◆やるべき仕事の責任範囲を明確にする職務記述書(ジョブ・ディスクリプション)は、職務内容を記載した雇用管理文書。従業員の職務を明確化することによって「働きの度合い」と「賃金」を繋げる役割がある。人ではなく「ポスト」に用意されている文書であり、組織の活動目的の反映も行いやすい。

「職務」と「人」とのつながりは評価行為で行うのが一般的であり、成果主義(成果給)を導入する際は不可欠なもので、企業の人事考課方針などに使用される。責任と役割毎に用意され、基本は一つのポストに一つの文書となる。パターン職務の場合は一つの文書で複数に適用できる。

職務記述書の一例を示す。以下のように職務内容は三課業に分けている。
 1.主要課業 知識と能力を最大限発揮でき、企業活動に貢献できる職務
 2.協調課業 主要課業をサポートし、チームと協調分担を図り活性化する職務
 3.挑戦課業 新たな技能を修得し複職務化により守備範囲を広げる職務

職務記述書

三課業の時間割合は裁量職務の場合は主要課業:協調課業:挑戦課業=6:2:2
定型職務の場合は=8:1:1というように、職種で比率を分けて管理する。



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目標管理文書とはライン

◆やるべき仕事の質と量を測り、能力向上を図る目標管理文書(アクションプラン)は職務記述書で表わされた職務の出来栄えを管理する文書である。全ての課業を目標管理することはムダなので、2:8の法則に従い、重要職務指標を設定して効果的に管理する。日々の確認作業を習慣化することで成長を図る。

目標管理は重要指標の設定

法人営業職の目標管理文書(アクションプラン)の一例を示す
1.主要課業、2.協調課業、3.挑戦課業について、バランススコアカード(BSC)で重要職務指標を設定する。重要職務指標は数値化できることが条件。
目標管理文書

経営企画室の全社評価一例
製造業の一例。作る部門と売る部門に分けて評価(営業販促部門と製造管理部門)
目標管理総括表


◆成功の仮説を立てる、BSC重要職務指標の決め方 目標管理文書の書式は以下の二種類を用意

●主要課業書式
 職務記述書の1.主要課業だけに絞って目標管理する
 初めて導入するときは、欲張らず、一年間続けて目標管理し、成果を出しやすくする
●三課業書式
 1.主要課業、2.協調課業、3.挑戦課業の三つを目標管理して全体最適を図る
 目標管理は自主性を重んじること。三課業のバランスをとることが重視される

重要職務指標は部門別職種別に数値化できるものをバランススコアカードの四視点で設定する
大切なことは四視点で相関関係が成り立つ、四段活用でビジネスモデルができるよう設定する

職種別、三課業別に一例を提示
ビジネスモデル欄に成功の仮説を立てると理解しやすい
重要職務指標の設定


◆公平な人事考課永遠の課題と言われる人事考課は、定性的判断の公平性と、考課に費やされる人件費に問題がある。このマニュアルで展開する目標管理文書は、バランススコアカードの4つの視点で定量的に評価している。それに加え、職務内容を主要課業、協調課業、挑戦課業の3つで評価し、達成率で点数化している。一般的に人事考課は賞与時期に2回の定性評価で決まるが、ここでは毎月の評価で集計している。

人事考課

◆策定・運営・管理プロセス全社規模で一気に作り上げるか、変革に前向きな部門を選んで試し、成果を出してからヨコテンするか。小さな組織でトップが変革に前向きであれば、一気に進めて一年で成果に漕ぎ着けることも可能である。歴史のある企業ほど、変革に消極的なキャリアの抵抗があるので、一気に進めると足並みが揃わず、失敗する例は多い。

変革のごり押しは不平不満が業務にも影響を及ぼす危険があるので注意したい。
歴史ある大きな組織なら、成果を産み出しやすい前向きな管理者の部門を選んで進めたい。

JOB-DAP業務マニュアル運用プロセス



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新時代の業務マニュアル電子書籍ライン
改革をやり抜く根気に勝利の女神は微笑むライン

シンプル、スリム、スピーディに業務改革を促す目的はひとつ。生産性の向上による利益の最大化マイクロソフト・エクセルver.2013にて制作。世界標準A四版書式で統一。CD-ROM版
制作/(株)一光社プロ 長山伸作 2018/10/31新発売
 1.JOB-DAP業務マニュアルの策定、運用、分析評価
 2.職務記述書式(職種別サンプル付)
 3.主要課業目標管理書式(職種別サンプル付)と月次業務報告書式
 4.三課業目標管理書式(職種別サンプル付)と月次業務報告書式
 5.備忘録 日々の遂行業務自主管理記録
 6.付属資料 マニュアルの作り方
価格 10,800円(税込)


ご相談はお気軽に Tel.052-824-0521JOB-DAPは組織を選びません。個人も、中小企業も、大企業でも、夢と向上心を膨らませて人生に価値を追い求め続ける人たちを応援ます。
個人指導、出前出張ワークショップ研修も好評を得ています。(株)一光社プロ 長山伸作


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業務マニュアルの策定出張研修も実施しています。部門管理者とのワークショップで、二日研修で職務記述書と目標管理文書を作成し、効果的な運用方法をご指導しています。ご希望の場合はご要望事項欄に書き込んで下さい。

確認後、メール連絡致しします。商品は三営業日以内に配送いたします。
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活性化マニュアルの威力ライン
             策定・運用・検証・更新
              ルールは少ない方がいい
              多すぎると硬直化して身動きできない
              成長発展に効果的なルールだけ作る
     企業マニュアルは経営管理、業務管理

マニュアルを作る目的社会的責任を全うすると共に、利益の最大化に組織で取り組み、持続成長体質を構築する
 1.経営品質を高めながらステークホルダーとの信頼関係を高める
 2.従業員の研修制度に活用して人間性と職務能力向上に役立てる
 3.業務の標準化、合理化、効率化を推進して生産性の向上を図る

マニュアルは働く人たちのインフォメーションであり、職務能力を向上させる教科書である
仕事中に「どうしたらいいか?」迷った時に、直ぐに答えてくれるガイドでである
一億総活躍社会やダイバーシティのパーソナリティを想定して、分かりやすく作る

マニュアルの策定にあたって専門コンサルタントやマニュアル制作会社に相談することが、迷路で悩むことなく、結局は早道になる。経営陣の中からマネジャーを選んで5人程度でプロジェクトを組み、1年計画で策定、運用、更新、完成させたい。一度に全てを望んでもムリなので選択と集中を図る。

企業マニュアル

マニュアルは策定して終わりではない。現場への導入、教育研修教材、自己啓発に活用し、問題が見つかれば修正し、完成度の高いものに更新して、更なる経営効率アップに役立てる。

データ作りにあたってアウトプットは最終的に紙媒体を使うこともあるが、場所を取ること、不要なゴミを排出する環境を考慮すると、基本はデータ化で、PCやスマホでいつでもどこでも閲覧できるPDFファイルが場所いらずで重宝である。

データファイル形式マニュアルは更新することも多いので、一般的に普及しているマイクロソフトのアプリを使用する。プロが使うアドビのイラストレータやインデザインは汎用性に乏しく二次利用できないので使わない。
PCに標準装備されているマイクロソフト(ワード・エクセル・パワーポイント)で制作
 1. パワーポイントは、写真、イラスト、図表などを扱う書類に適している
 2. エクセルは、表計算を必要とする帳票や分析を必要とする二次活用諸表に適している
 3. ワードは一般的な社内外文書に適している

アウトプット媒体現代は情報化時代であり、マニュアルはいつでもどこでも直ぐに見られる環境にすべきである
 1.閲覧はPDFデータとし、データサーバに保存して、PC、スマホなどでアクセスする
 2.ダウンロードして利用する標準書類は、ワード、エクセル、パワーポイント形式とする
 3.いつも身につけて携帯するものは小冊子として印刷する
 4.部署ごとに必要なマニュアルは印刷して書棚に収め、閲覧可能にする

マニュアルの体系膨大なコストを掛けて、企業の全てが詳細に記述される企業百科事典を作る愚はしない
策定に関わる人たちの人件費も馬鹿にならないので、効果の高いものから作る
全体的には強弱のアクセントで、必要なものは内容を濃く、そうでないものはあっさり流す
企業マニュアルは所管する組織で3つに大別する
 1.経営管理マニュアル 経営基盤を定義して周知徹底を図り、行動の規範とする
 2.業務管理マニュアル 職務を的確に遂行できる人材の育成を通じて業務を活性化する
 3.総務管理マニュアル 組織の全体最適を図るための標準化、制度、規則を制定する

マニュアルは、始めに、1.経営管理を策定して周知徹底を図り経営基盤を固める。
2.業務管理は、組織の活性化、業務の効率化に欠かせないので策定を急ぎたい。
3.総務管理は、重要度と必要性で優先順位をつけ、一つずつ完成させていく。



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1.経営基盤を固める経営管理マニュアルライン

経営指針マニュアル

11.経営理念「御社の理念は?」と問われて答えられない恥ずかしさ
理念は、諳んじられる様に、スマートに一行化したい
理念は、人間性(倫理観)、科学性(価値観)、社会性(使命感)の三要素で構築される
最近、不祥事が多い。理念を深く理解し活動の礎とできるよう、解説することも大切である


12.クレド(信条) 昔、リッツ・カールトン・ホテルの一泊セミナーを体験した。
ディナーで支配人から、クレド(信条)カードの説明を受けた。
・リッツ・カールトンは、お客様への心のこもったおもてなしと快適さを提供することを
 もっとも大切な使命とこころえています。
・私たちは、お客様に心あたたまる、くつろいだそして洗練された雰囲気を
 常にお楽しみいただくために最高のパーソナル・サービスと
 施設を提供することをお約束します。
・リッツ・カールトンでお客様が経験されるもの、それは感覚を満たすここちよさ、
 満ち足りた幸福感そしてお客様が言葉にされない願望やニーズをも
 先読みしておこたえするサービスの心です。


13.ビジョン 「この会社は、どこを目指しているのか分からない」
当然、社員にしてみれば未来が不安になる・・・「ここにいて大丈夫だろうか?」
トップは前向きにポジティブに、ワクワクする未来を社員に語りかけるべきだ
10年先は見えないが、5年先の道標なら、ありたい姿を描けるはずである
ビジョンは具体的に表すべきである
バランススコアカードの4つの視点で5年先の道標を立ててみる
ビジョン


14.事業ドメイン「引き合いがあったので沖縄まで営業に」・・・おいおい、商圏外だよ
身の丈に合った事業領域を定義しないと、ムダなコストが湯水のようにザルから漏れる
顧客軸(商圏)、機能軸(商材)、技術軸(価値)の三軸で毎年、再定義する


15.戦略方針一般的には経営方針を指すが、抽象表現では行動が伴わない
具体的な戦略方針として、戦略マップに替えたい
↓選択と集中戦略マップ例
戦略マップ


16.経営計画「高望みしてもムリなので、昨年並みにしようか」
危険なネガティブ志向は経営資源の尻すぼみを招く
少なくとも成長性110%以上の高みに挑戦しないと、新たな変革は生れない

戦略マップを根拠に、人材と変革の視点で組織の採るべき作戦を具体化し
業務プロセスで効果的な生産活動を進めれば、どれだけ顧客満足度が高まるか
その結果が顧客の心を動かし、財務で収益性の向上に結び付く

経営計画が財務指標のオンパレードでは単なる夢目標である
バランススコアカードの4つの視点で4段活用した結果が財務に表れることを認識したい
以下の経営計画を参考に、行動の結果が顧客、財務に作用する理屈を考えたい

経営計画


17.組織図 シンプルな組織構築で迅速正確な意思決定と経営活動のスピードアップ

組織図

階層が増えるほど情報の伝搬スピードは遅く、正確性も低くなる
階層が高いとタテ組織の硬直化を招き、組織効率が悪化する
マネジメントスキルに未熟な人材のポストを省くと階層は低くなる
ピラミッドをフラット化すると2階層〜3階層に整理できる
フラット化することでヨコ組織の風通しが良くなり流動化が進む

プロジェクトで組織横断適材適所でメンバーを構成するため、ヨコの流動組織が生れる
プロジェクトは人材の研修制度の一環と考える
安定を求める硬直化組織を打破し、変革が生れる流動化組織を構築する


18.会社概要案外、社員は知らないので、会社概要を明記しておくことは大切である
正式会社名、代表取締役、役員、資本金、業種、取扱品目
郵便番号、住所、電話、ファクス、メールアドレス、URL
関連企業、取引銀行、顧客、取引先、加盟団体、取得資格&認証
従業員数、資格取得者、設備一覧など



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2.人材の能力開発を促す業務管理マニュアル ライン

職務を的確に遂行できる人材の育成を通じて、業務プロセスの活性化を目的に整備する
業務管理マニュアル
誰が、どんな仕事を、どれだけ処理したか
具体的な数値を測定することが、生産性向上の基本である
日計、つまり日次決算が原則であり、週次検証、月次総括で評価する
このルーチンワークが機能することで生産性は必ず向上する

面倒臭いと思ったら先はない
集計に時間を要さない手法を考えるべきで
情報革命が進んでいる今はいろんなツールが存在する
真剣に業務活性化に向けた業務管理マニュアルを整備したい


21.業務フロー業務の流れが一望でき、部門、個人の守備範囲を明確にする
業務プロセス中のミス・ロス・ムダが起きやすいポイントに注意事項を記入する
情物一致で商流(伝票・書類)を記入すると煩雑になる場合は、商流を分けて作る

業務フロー


22.業務分掌業務の適正な運用を図るために機能組織の部課係など部門別に業務概要を規定する
社長   社長室・経営企画室
総務部  総務・人事・経理・財務・システム
営業部  営業・特販・EC・営業企画・販売促進
商品開発 企画・研究開発・試験・市場調査・知的財産
製造部  設計技術・製造・加工・組立・検査・生産管理・生産技術・品質管理
購買部  商品・材料・外注・検査・倉庫・業務・物流システム
役職分掌 経営管理職・中間管理職・専門職など


23.職務記述書部門別、職種別に具体的な職務内容を記載した雇用管理文書である
人ではなく「ポスト」に用意されている文書で、組織の活動目的を反映させる
成果評価の納得性、人材育成の効率向上に効果がある
募集要項にも活用できる、雇用管理で生じるミスマッチによる離職を防ぐ

職務記述書式一例
職務記述書


24.定型職務作業手順書素人でもミスなく迅速に職務を遂行できる、見て分かる写真や図表でマニュアル化
一般事務職の帳票処理、生産現場の簡易作業、物品の選択移動業務など
定型職務は上司の指示に従い作業手順書に沿って職務を遂行する
定型職務の評価は上司の目標管理文書で出来栄えと処理量で数値化

営業事務・作業手順書一例
作業手順書


25.裁量専門職務・目標管理文書企画開発、販促営業、設計技術、専門技能工など、自己の裁量で職務を遂行する
全ての職務の記録分析評価は時間的人的コストロスが大きいので
職務記述書から重要職務指標を設定して自律月次目標管理する
出来栄えと処理量の予実成果を月末に報告して評価を得る

26.裁量管理職務・目標管理文書 経営管理者、中間管理者、チームリーダーなど、自己の裁量で職務を管理する
管理者として、チーム、部門を統括指導し、計画目標を達成する
中間管理者(プレイングマネジャー)はチーム管理と自己職務の多能職である
プレイングよりマネジャーを優先しないと本末転倒になることを認識する

中間管理職・目標管理文書一例
目標管理文書



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3.必要に応じて整備する総務管理マニュアルライン

マニュアルは金食い虫、費用対効果を計ってから始めよう経営のベクトルを定めて基盤を整備しモチベーションを高める1.経営管理マニュアル
業務の品質を高め、従業員の効率的な活動で生産性向上を図る2.業務管理マニュアル
経営管理、業務管理を補い活性化で全体最適を図る、
標準化、制度、規則を定める3.総務管理マニュアル
作り出すときりがないマニュアルだが、身の丈に合った最大公約数を整備する

31.就業規則顧客、会社、社員の三つの満足を前提として策定する
労働基準局への内部告発や退職後の争議が増えている
社会保険労務士など信頼できる専門家に相談して作成する

32.従業員名簿個人情報の漏えいに注意
履歴書を基本項目に、採用後の経歴、昇格、取得資格、賞罰などを記録
人事制度、賃金制度、業務マニュアルの職務記述書に連動させる

33.人事制度人事に関わる評価制度、等級制度、賃金制度、退職金制度などの策定
公平な評価や処遇で従業員のモチベーションを高めるルールを作る
成り立たなくなった年功型職能給から成果型職務給への移行が進んでいる

34.研修制度企業は人なり、鉄は熱いうちに叩け
ちまたに溢れる誘惑に負ける個人の向上心に頼ると成長は裏切られる
スキルアップ、キャリアアップをサポートする教育研修制度を確立する

35.品質管理 ISO9001規格を取得し運営していれば策定する必要はありません
品質管理、品質保証の目的は、顧客満足度を高めながら収益性を向上させること
カイゼンアイデア提案制度、5Sの徹底も含めて活性化を図る

36.危機管理頻発する自然災害、自国第一主義の米中など身の回りに勃発するリスク
グローバルな経営環境で不意打ちに対処するリスクマネジメント
情報セキュリティ、ハラスメント、トラブル、事故、大恐慌、自然災害対策

37.ITシステムIT、ICT、OA、FA、IoT、AI、情報革命に乗り遅れないシステムの活性化
基幹システム・情報システム・業務システム・会計システム・物流システムなど

38.標準化標準化は業務効率を高める基本中の基本
デスクワークの基本は、帳票書類の標準書式化(A四サイズ統一)
ファイル形式はマイクロソフト・ワードとエクセル。閲覧形式はPDF

39.会議運営会議は非生産時間であり膨大な人件費コストを使っていることを認識する
総会、役員会、部長会、経営企画会議、部門会議、チーム会議など
会議の目的、参加人材数、回数、時間、議事録報告と成果管理の具体化



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お気軽にお問い合わせくださいライン

企業マニュアルの目的はCSR、つまり社会的な責任のためだけではありません。企業は人なりと言われるように、人間性豊かな人材の育成にあります。有能な人材を育成しながら業務改革やイノベーションを通して、生産性の向上を図ることにあります。

マニュアル整備が必要と思われたら、お気軽にご相談ください。実際には社内にプロジェクトを立ち上げ、メンバーとの合議で進めていきます。基本的には一年仕事になります。四半期毎に進捗を確認し、進めていきます。

ご連絡は Tel.052-824-0521(株)一光社プロ 長山伸作
プライバシーポリシーに関しては個人情報保護方針により充分配慮しています
守秘義務に関しては日本国の法律を遵守し、知り得た秘密を漏らすことはありません


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